การลงชื่อออกจากอีเมลที่ดีที่สุดและ 15 ที่ควรหลีกเลี่ยง
การส่งอีเมลอาจเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน หากคุณกำลังส่งข้อความเกี่ยวกับธุรกิจ คุณจะต้องให้ความเคารพมากที่สุด การส่งข้อความถึงครูของบุตรหลานต้องใช้ความจริงใจ ข้อความหนึ่งถึงสมาชิกในครอบครัวสามารถผ่อนคลายได้ตามที่คุณต้องการในหลายกรณี
อีเมลที่สมบูรณ์แบบหมายความว่าเนื้อหาของคุณสั้นและตรงประเด็นทำให้อ่านง่ายขึ้น การออกจากระบบของคุณต้องสะท้อนถึงสิ่งนั้น แต่ยังถ่ายทอดประเด็นของคุณ ไม่ว่าคุณจะแสดงความขอบคุณหรือคาดหวังการตอบกลับ เราจะพูดถึงการลงชื่อออกจากอีเมลแบบมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบก่อน
อีเมลมืออาชีพ
ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ ประเภทของการลงชื่อออกจากระบบที่คุณรวมไว้ในอีเมลจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคุณส่งไปให้ใคร สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงผู้ชมของคุณเสมอเมื่อส่งการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรทุกรูปแบบ ดังนั้นโดยไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป นี่คือการลงชื่อออกจากระบบที่จะรวมไว้ในอีเมลระดับมืออาชีพของคุณ
"ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้!"
การลงชื่อออกจากอีเมลประเภทนี้ทำให้ผู้รับทราบว่าคุณกำลังรอการตอบกลับ ไม่ว่าจะเป็นประวัติย่อหรือสำนวนการขาย เป็นการสุภาพสำหรับบุคคลอื่นที่จะตอบกลับ และรวมถึงข้อความนี้ในอีเมลของคุณที่ระบุว่าคุณกำลังรอการตอบกลับ คุณสามารถเปลี่ยนเป็นพูดว่า "ฉันหวังว่าจะได้มีโอกาสพูดคุยกับคุณต่อไป" เช่นกัน
“เวลาอันมีค่าของคุณมีค่ามาก”
หากผู้รับของคุณอยู่ในที่ทำงาน โอกาสที่พวกเขาไม่มีเวลามากนักและได้รับอีเมลจำนวนมาก การรวมการลงชื่อออกนี้เป็นวิธีหนึ่งในการแสดงความขอบคุณอย่างแท้จริงซึ่งควรได้รับการตอบกลับอย่างสุภาพ
“ขอแสดงความนับถือ!”
ขอแสดงความนับถือเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสิ้นสุดอีเมลเพราะมีความสุภาพและเป็นมืออาชีพ บางคนอาจคิดว่ามันล้าสมัยเล็กน้อย แต่เรียบง่ายและตรงประเด็นซึ่งเหมาะสำหรับอีเมล
การลงชื่อออกเพื่อหลีกเลี่ยง
สิ่งเหล่านี้บางส่วนยอมรับได้ในบางสถานการณ์ แต่ส่วนใหญ่ไม่แนะนำสำหรับอีเมลที่เป็นทางการหรือเป็นมืออาชีพ
1. ขอบคุณ
"ขอบคุณ" และตัวแปรพร้อมกับแทนเจนต์นั้น ("ขอบคุณอีกครั้ง" "ขอบคุณ!" "ขอบคุณมาก" เป็นต้น) ทั้งหมดนี้ดูเหมือนจะไม่สุภาพเล็กน้อย เราทุกคนไม่เพียงแค่อ่านอีเมลที่มีน้ำเสียงประชดประชันเล็กน้อยในหัวเท่านั้น แต่หากคุณส่งอีเมลเพื่อขออะไรบางอย่างจากใครสักคน แทนที่จะแสดงความขอบคุณจริงๆ ก็เป็นเรื่องที่น่ารังเกียจเล็กน้อย หลีกเลี่ยง.
2. ขอแสดงความนับถือ
แม้ว่าคุณอาจเคยถูกสอนให้ลงท้ายจดหมายเสมอ – และด้วยเหตุนี้กับอีเมล – ด้วยความจริงใจ อย่าเลย หากคุณเริ่มอีเมลด้วยคำว่า “เรียน” คุณสามารถจบการด้วยคำว่า “ขอแสดงความนับถือ” ได้ มิฉะนั้น ให้หลีกเลี่ยง แม้แต่ในใบสมัครที่เป็นทางการ
3. … เร็วๆ นี้
“พูดเร็วๆ” “คุยกับคุณเร็วๆ นี้” หรือแม้แต่ “เร็วๆ นี้” – การให้ยืมกับอะไรก็ได้ “เร็วๆ นี้” มักจะทำให้คุณต้องคุยกับบุคคลนั้นอีกครั้ง ได้ ถ้าคุณตั้งใจจะส่งอีเมลติดตามผลหรือพบบุคคลด้วยตนเอง ได้น้อยลงหากคุณไม่มีความตั้งใจที่จะพูดคุยกับพวกเขา แม้จะเป็นการตอบแบบเป็นกันเอง แต่ก็อาจมองว่าไม่จริงใจ
4. ชื่อของคุณ
การสิ้นสุดอีเมลโดยเพียงแค่ลงชื่อออกนั้นถือว่าค่อนข้างเย็นชาและฉับพลัน เว้นแต่จะเป็นการตอบกลับอีเมลฉบับสุดท้ายที่คุณได้ตอบคำถามและได้รับคำตอบแล้ว อีเมลนี้จะไม่แสดงข้อความอื่นใดนอกจาก "ฉันคุยกับคุณเสร็จแล้ว" ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะหลีกเลี่ยงการปล่อยให้ลายเซ็นของคุณเท่านั้น
5. ชื่อย่อของคุณ
การลงชื่อออกด้วยชื่อย่อหรือชื่อย่อของคุณนั้นเป็นมิตรกว่าการเขียนชื่อเต็มของคุณเล็กน้อย แต่ก็ยังคงทันทีทันใด นอกจากนี้ยังทำให้ผู้คนค่อนข้างมืดมนว่าคุณเป็นใคร ดังนั้นควรใช้เฉพาะในกรณีที่คุณกำลังพูดกับคนที่คุณรู้จักดีพอสมควรเท่านั้น
6. ไม่มีอะไร
น่าแปลกที่การลงท้ายอีเมลโดยไม่มีอะไรเลยนั้นไม่เป็นไร แต่คุณไม่สามารถทำได้ในอีเมลฉบับแรกของคุณ ยุติอีเมลของคุณก่อนเสมอ และเมื่อมีการส่งอีเมลจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ คุณก็สามารถยกเลิกพิธีการได้
7. ขอแสดงความนับถือ
แข็งและล้าสมัย นำสิ่งนี้ออกมาเฉพาะเมื่อคุณส่งอีเมลถึงเจ้าหน้าที่ของรัฐหรือใครบางคนจากพระสงฆ์ว่า "ด้วยความเคารพ" เป็นมาตรฐานที่ใกล้ชิดยิ่งขึ้นในสถานการณ์นั้น
8. XX [จูบ]
เว้นแต่จะเป็นสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนสนิท คุณไม่ควรทำสิ่งนี้ ความสัมพันธ์ในการทำงานแบบไม่เป็นทางการบางอย่างถือว่ายอมรับได้ แต่จริงๆ แล้วเป็นเพียงบางสิ่งที่คุณทำกับคนที่คุณรู้จักอยู่แล้วว่าคุณสามารถทำเช่นนี้ได้ อย่าดึงมันใส่ใครซักคน มันน่าขนลุก
9. ดีที่สุด
คำตอบนี้คือควบคู่ไปกับ "ทั้งหมดที่ดีที่สุด" และ "ความปรารถนาดี" ซึ่งเป็นตอนจบที่ค่อนข้างปลอดภัยหากคุณสุภาพแต่ไม่เป็นทางการ ยิ่งคุณเติมคำว่า “ความปรารถนาดี” หรือ “ทั้งหมดให้ดีที่สุด” มากเท่าไหร่ ความรู้สึกก็จะยิ่งเป็นทางการมากขึ้นเท่านั้น บางคนรู้สึกว่า "ดีที่สุด" และรูปแบบต่างๆ อาจพรั่งพรูออกมาได้มากเกินไป แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว วิธีนี้น่าจะมีประโยชน์กับคุณ
10. ของคุณ
"ของคุณ" และรูปแบบต่างๆ ("ของคุณอย่างแท้จริง", "ของคุณอย่างซื่อสัตย์" เป็นต้น) อยู่ในส่วนท้ายของสเปกตรัมที่เป็นทางการมากขึ้น เช่นเดียวกับคำว่า "ดีที่สุด" ยิ่งคุณเติมคำมากเท่าไหร่ คำก็จะยิ่งเป็นทางการมากขึ้นเท่านั้น แม้ว่า “ของคุณ” จะมีความซับซ้อนอีกอย่างหนึ่ง: หลายคนสงสัยว่าคุณกำลังเสนออะไรเมื่อคุณพูดว่า “ของคุณ” และ “ของคุณอย่างซื่อสัตย์” บ่งบอกถึงบางสิ่งที่เป็นทางการอย่างไม่น่าเชื่อเช่นการขอแต่งงานที่กำลังจะมาถึง หลีกเลี่ยง.
11. “เพื่อนของคุณ”
ดูที่เกี่ยวข้อง 8 แอพธุรกิจที่ดีที่สุดบน iPhone, iPad และ Android 6 วิธีที่ได้รับการสนับสนุนจากวิทยาศาสตร์ในการทำให้ตัวเองมีประสิทธิผลมากขึ้นอันนี้แยกได้หลายคน มันเป็นทางการไปหน่อยและค่อนข้างใกล้เคียงกับ "ความจริงใจ" สำหรับบางคน อย่างไรก็ตาม บางคนมองว่าเป็นเรื่องที่พอรับได้ โดยทั่วไปแล้วคนรุ่นใหม่เมื่อเราผูกมิตรกับเพื่อนร่วมงานส่วนใหญ่ของเราอยู่แล้ว เราไม่แนะนำให้ส่ง "เพื่อนของคุณ" ให้กับเพื่อนร่วมงานที่มีอายุมากกว่าหรือผู้ที่อยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจ
12. ขอบคุณมาก!
ไม่ใช่แค่ไม่เป็นมืออาชีพ แต่ยังขาดไวยากรณ์อีกด้วย ขึ้นอยู่กับผู้รับของคุณ การดำเนินการนี้อาจใช้ได้อย่างสมบูรณ์ (หากเป็นอีเมลฉบับสุดท้ายที่ส่งถึงทีมสนับสนุนด้านไอทีของคุณหลังจากที่พวกเขาแก้ไขปัญหาของคุณแล้ว เป็นต้น)
14. ไชโย
ยอมรับได้จริงๆ หากคุณเป็นคนอังกฤษ มิฉะนั้น ดูเหมือนเป็นการอุปถัมภ์เล็กน้อย เช่นเดียวกันสามารถพูดได้ด้วย "ta" แต่ "ไชโย" โดยทั่วไปแล้วเป็นคำตอบที่ได้รับการสนับสนุนที่เป็นกันเองสบาย ๆ และสำหรับเราชาวบริต - ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์แทน "ขอบคุณ" และการลงชื่อออกจากอีเมลที่เป็นทางการมากขึ้น
15.เช่นเคย
วิธีที่นิยมโดยทั่วไปในการสิ้นสุดอีเมลคือ “เช่นเคย” อาจไม่ใช่ตัวเข้าเส้นชัยในอุดมคติสำหรับการติดต่อครั้งแรก แต่เป็นการดีสำหรับการตอบกลับคนที่คุณพูดด้วยบ่อยๆ ทางอีเมล ไม่มีความคาดหวัง ความหมายแฝง หรือน้ำเสียงใดๆ ให้อ่าน เป็นเพียงคุณออกจากระบบในฐานะคุณ
คำถามที่พบบ่อย
มีหลายครั้งที่อีเมลที่สมบูรณ์แบบสามารถสร้างผลกระทบอย่างมากต่อก้าวต่อไปในชีวิตของคุณ ต่อไปนี้เป็นคำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลงชื่อออกจากอีเมลเพื่อช่วยให้คุณส่งอีเมลได้อย่างสมบูรณ์แบบ
การลงชื่อออกจากอีเมลเป็นเรื่องใหญ่จริงหรือ
ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับบริบทที่คุณส่งอีเมล หากคุณกำลังส่งบันทึกช่วยจำทางอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานหรือบันทึกในชั้นเรียนถึงเพื่อนร่วมชั้น อาจไม่ใช่เรื่องใหญ่ อย่างไรก็ตาม การลงชื่อออกจากอีเมลผิดอาจส่งข้อความผิดได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งคำว่า "ใช่ ขอบคุณ" ให้กับคนที่พยายามช่วยคุณ อาจมองว่าเป็นการดูหมิ่นหรือประชดประชัน
ขออภัย การสื่อสารด้วยข้อความไม่มีบริบท ซึ่งหมายความว่าผู้รับของคุณจะเข้าใจแนวคิดที่ผิดได้ง่าย ดังนั้น ระวังวิธีที่ผู้อ่านของคุณรับข้อความที่คุณส่ง เพราะใช่ ผู้อ่านของคุณอาจจะเห็นการออกจากระบบของคุณ
ฉันควรเพิ่มลายเซ็นหรือไม่
อย่างแน่นอน! การระบุชื่อ ข้อมูลติดต่อ และบริษัทของคุณจะทำให้ผู้รับตอบกลับคุณได้ง่ายขึ้นในอนาคต ไม่ต้องพูดถึง ลายเซ็นได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางว่าเป็นสัญลักษณ์ของบุคคลที่เข้าใจวิธีการทำงานของการสื่อสารทางอีเมล
อย่าคิดมาก
หากคุณเคยอ่านและอ่านอีเมลสำคัญซ้ำๆ ก่อนส่ง หัวข้อนี้จะมีผลกับคุณ
แน่นอนว่าเป็นเรื่องปกติที่จะต้องพิจารณาว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงใครและเพราะเหตุใด หากเป็นอีเมลการขาย วิธีที่ดีที่สุดคือปล่อยให้การลงชื่อออกในเชิงบวกซึ่งสนับสนุนการตอบกลับด้วย บางอย่างเช่น "ฉันหวังว่าจะได้พูดคุยกับคุณต่อไป" เหมาะที่สุดที่นี่ แต่วลีนั้นใช้ไม่ได้ผลดีในอีเมลแสดงความเสียใจ เป็นต้น
แม้ว่าการส่งอีเมลที่สำคัญอาจดูน่ากลัว แต่คนส่วนใหญ่มักอ่านอีเมลของพวกเขาอย่างคร่าวๆ และจะไม่ตัดสินคุณมากเกินไปในการออกจากระบบ
