วิธีสร้างแดชบอร์ดใน SmartSheet

หากทีมของคุณใช้ Smartsheet แสดงว่าคุณคุ้นเคยกับความสำคัญของการรู้วิธีสร้างและออกแบบแดชบอร์ดที่สมบูรณ์แบบแล้ว เครื่องมือสื่อสารที่ใช้งานง่ายนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการนำเสนอเนื้อหาประเภทต่างๆ ที่ทุกคนสามารถดูและแก้ไขได้ ด้วยวิดเจ็ตที่มีให้เลือกมากมายอย่าง Smartsheet แดชบอร์ดของคุณสามารถมีส่วนสนับสนุนการเติบโตของทีมและประสิทธิภาพของบริษัทของคุณได้อย่างแท้จริง

ทุกแดชบอร์ดบน Smartsheet นั้นเป็นพื้นที่ว่างที่สามารถเพิ่มข้อมูลทุกประเภทได้ รวมถึงเนื้อหาที่เป็นภาพ สถิติ ไทม์ไลน์ และรายงานที่สำคัญ ข้อมูลนี้สามารถแบ่งปันได้โดยใช้วิดเจ็ต ซึ่งสามารถเพิ่ม ปรับแต่ง และลบได้

เมื่อคุณทำแดชบอร์ดเสร็จแล้ว คุณสามารถเพิ่มเพื่อนร่วมงานเพื่อให้พวกเขาสามารถดูและแก้ไขข้อมูลทั้งหมดที่คุณนำเสนอได้ ต่อไปนี้คือวิธีสร้างแดชบอร์ด จัดระเบียบวิดเจ็ต เพิ่มผู้คน และปรับแต่ง

ในการสร้างแดชบอร์ดใน Smartsheet ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

  1. เปิดสมาร์ทชีต
  2. คลิกที่ไอคอน “+” ที่แถบด้านข้างทางซ้าย

  3. ไปที่หน้า "สร้าง"

  4. เลือก "แดชบอร์ด" จากรายการตัวเลือก

  5. เขียนชื่อแดชบอร์ดของคุณ

  6. คลิก "ตกลง"

นั่นคือทั้งหมดที่มีให้ คุณสร้างแดชบอร์ดใน Smartsheet สำเร็จแล้ว อย่างไรก็ตาม สิ่งที่คุณมีในตอนนี้คือกระดานเปล่า ก่อนที่คุณจะเพิ่มสมาชิกในทีมของคุณ คุณต้องแทรกข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดลงในแดชบอร์ดก่อน ดังนั้น คุณต้องเตรียมข้อมูลทั้งหมดที่จะนำเสนอในแดชบอร์ด

กำลังเตรียมข้อมูล

ไม่ว่าแดชบอร์ดของคุณจะดูเป็นระเบียบเพียงใด หากไม่มีข้อมูลที่ถูกต้อง งานหนักทั้งหมดของคุณก็จะไม่มีประโยชน์ นั่นเป็นสาเหตุสำคัญที่ต้องเตรียมข้อมูลก่อนที่คุณจะเริ่มออกแบบแดชบอร์ดของคุณ ดังนั้น ก่อนที่คุณจะเริ่ม ให้ใช้เวลาคิดเกี่ยวกับปัจจัยสองสามประการ

ขั้นแรก ให้พิจารณาเป้าหมายโดยรวมของแดชบอร์ดของคุณ คุณต้องการให้แดชบอร์ดนำเสนอผลลัพธ์บางประเภท อาจเป็นประสิทธิภาพโดยรวมของทีมคุณหรือไม่? เป้าหมายของคุณคือการอธิบายบางสิ่งหรือเขียนคำแนะนำสำหรับโครงการใดโครงการหนึ่งหรือไม่? หรือคุณต้องการให้แดชบอร์ด Smartsheet เป็นที่ที่ทุกคนสามารถค้นหาทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการทำงานของพวกเขาได้หรือไม่

ขั้นต่อไป ให้คำนึงถึงผู้ชมของคุณ กล่าวคือ ให้พิจารณาคนที่คุณวางแผนจะแชร์แดชบอร์ดด้วย ผู้ชมนี้อาจประกอบด้วยเพื่อนร่วมงาน ผู้บริหาร หรือลูกค้า คุณต้องวางแผนว่าจะนำเสนอข้อมูลอย่างไรให้สอดคล้องกับผู้ชมของคุณ

ในการเตรียมข้อมูลสำหรับแดชบอร์ดของคุณ ให้ใช้ฟีเจอร์ Smartsheet อื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้สรุปชีตเพื่อจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดของคุณ รวมทั้งเน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุด รายงานเป็นอีกวิธีหนึ่งในการรวบรวมส่วนสำคัญทั้งหมดของแต่ละโครงการ สุดท้าย หากคุณต้องการสร้างพอร์ตโฟลิโอ โรลอัพชีตคือคำตอบ ชีตประเภทนี้ยังเหมาะสำหรับเมตริกระดับสูงอีกด้วย

การก่อสร้างและการออกแบบ

เมื่อคุณเตรียมข้อมูลทั้งหมดและสร้างแดชบอร์ดแล้ว ในที่สุดก็ถึงเวลาเพิ่มส่วนประกอบที่สำคัญทั้งหมด – วิดเจ็ต วิดเจ็ตมีแปดประเภทที่ Smartsheet นำเสนอ: ชื่อ, Rich Text, Metric, แผนภูมิ, ทางลัด, รายงาน, รูปภาพ และเนื้อหาเว็บ

มาเริ่มกันที่ชื่อเรื่อง นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อเริ่มต้นใช้งานแดชบอร์ดของคุณ:

  1. เปิดแดชบอร์ดของคุณใน Smartsheet
  2. ไปที่ไอคอนดินสอที่มุมบนขวาของแดชบอร์ด

  3. คลิกที่ไอคอน “+” ที่แถบด้านข้างขวา

  4. เลือก "ชื่อ" จากรายการวิดเจ็ต

  5. พิมพ์ชื่อแดชบอร์ดของคุณ

  6. คลิกที่ใดก็ได้นอกชื่อเพื่อบันทึก

วิดเจ็ต Rich Text ใช้เพื่อเพิ่มคำอธิบายที่รวบรวมสาระสำคัญของแดชบอร์ดของคุณ คุณเพิ่มในลักษณะเดียวกับที่คุณแทรกชื่อ และจะอยู่ใต้ชื่อของคุณโดยตรง ยิ่งไปกว่านั้น คุณมีตัวเลือกในการแก้ไขขนาด แบบอักษร และสีของข้อความ

สำหรับวิดเจ็ตที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น เมตริกและรายงาน คุณต้องอัปโหลดไฟล์หรือข้อมูล วิดเจ็ตรายงานจะให้คุณนำเสนอรายงานทั้งหมดในรูปแบบย่อเล็กสุด นี่คือวิธีการ:

  1. เปิดแดชบอร์ดของคุณ
  2. คลิกไอคอนดินสอที่มุมบนขวาของหน้าจอ

  3. เลือกไอคอน “+” ที่แถบด้านข้างขวา

  4. ไปที่ "รายงาน"

  5. เลือก "เพิ่มรายงาน" ในแท็บใหม่

  6. เลือกโครงการที่คุณต้องการแทรกแล้วคลิก "ตกลง"

หากคุณต้องการเพิ่มวิดเจ็ต Metric ขั้นตอนจะเหมือนกัน วิดเจ็ตเมตริกช่วยให้คุณไฮไลต์จุดสำคัญของชีตเฉพาะได้ นอกจากนี้ ทุกวิดเจ็ตสามารถปรับแต่งได้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถวางไว้ที่ใดก็ได้บนแดชบอร์ด คุณยังสามารถปรับขนาดได้หากต้องการ

หากคุณต้องการเพิ่มลิงก์ไปยังแดชบอร์ด วิดเจ็ตที่คุณกำลังค้นหาคือทางลัด สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ทำให้คุณสามารถเพิ่ม URL ไปยังไฟล์ Smartsheet อื่นได้ แต่คุณสามารถเพิ่มลิงก์ไปยังสิ่งที่คุณต้องการโดยทั่วไปได้ นอกจากนี้ คุณสามารถอัปโหลดไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ

คุณลักษณะที่มีประโยชน์อีกประการหนึ่งคือวิดเจ็ตรูปภาพ ซึ่งคุณใช้เพื่อเพิ่มเนื้อหาภาพประเภทใดก็ได้ คุณสามารถอัปโหลดรูปภาพจากคอมพิวเตอร์, Google Drive, OneDrive, Box และ Dropbox

เนื่องจากคุณต้องการให้วิดเจ็ตทั้งหมดพอดีกับแดชบอร์ด จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะรอจนกว่าคุณจะเพิ่มวิดเจ็ตทั้งหมดก่อนที่จะเริ่มปรับขนาด เพียงลากมุมของวิดเจ็ตเพื่อทำให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแดชบอร์ดของคุณไม่มีข้อมูลมากเกินไป อีกวิธีหนึ่งที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างดูเป็นระเบียบก็คือการใช้โทนสีที่คล้ายคลึงกัน

วิธีที่รวดเร็วในการเพิ่มวิดเจ็ตที่คล้ายกับที่คุณสร้างไว้แล้วคือการคลิกที่ไอคอน “+” จากนั้นไปที่ตัวเลือก "Clone widget" คุณสามารถสร้างสำเนาได้มากเท่าที่คุณต้องการ

เมื่อคุณใช้แดชบอร์ดเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาแชร์กับเพื่อนร่วมงานของคุณ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  1. ไปที่ปุ่ม "แชร์" ที่มุมบนขวาของแดชบอร์ด
  2. ในกล่อง "เชิญผู้ทำงานร่วมกัน" ให้เพิ่มใครก็ได้ที่คุณต้องการ
  3. ภายใต้ "สิทธิ์" เลือกว่าคุณต้องการให้ผู้อื่นสามารถแก้ไขแดชบอร์ดของคุณได้หรือไม่
  4. พิมพ์หัวข้อของแดชบอร์ด
  5. หากต้องการเพิ่มข้อความ ส่วนนี้เป็นทางเลือก
  6. ตัดสินใจว่าคุณต้องการแจ้งคนที่คุณเพิ่มหรือไม่
  7. คลิกที่ "แบ่งปันแดชบอร์ด"
  8. เลือก “ปิด” คุณจะได้รับลิงก์คำเชิญที่คุณสามารถส่งให้สมาชิกในทีมของคุณได้

อีกทางเลือกหนึ่งคือการเผยแพร่ เลือกว่าจะให้ทุกคนใช้ได้หรือต้องการลิงก์เชิญเพื่อเข้าถึงแดชบอร์ดของคุณ

ออกแบบแดชบอร์ดที่ดีที่สุดใน Smartsheet

ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างแดชบอร์ดใน Smartsheet แล้ว คุณยังรู้วิธีเพิ่มวิดเจ็ต ปรับแต่ง และแชร์แดชบอร์ดกับทีมของคุณ เมื่อคุณเข้าใจแล้ว คุณจะได้เรียนรู้ว่าคุณสามารถสร้างสรรค์ได้อย่างแท้จริงด้วยเทมเพลตของ Smartsheet ทั้งหมด

คุณเคยสร้างแดชบอร์ดใน Smartsheet มาก่อนหรือไม่? คุณใช้วิดเจ็ตใด ๆ ที่กล่าวถึงในคู่มือนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง